Agent de gestion administrative / Litiges UF APPRO F/H F/H F/H

Gestion des litiges fournisseurs déclarés par l’UF Logistique :
• Analyse des litiges créés par l’UF Logistique : vérification de l’écart.
• Pour les surplus et erreurs de référence : avis pharmacien sur la suite à donner
• Déclaration des litiges aux fournisseurs dans les délais impartis
• Traçabilité des étapes d’avancées des litiges dans l’outil informatique
• Relance des fournisseurs en cas d’absence de reprise et mise en destruction dans le délai imparti en l’absence de reprise effective
• Préparation des courriers en collaboration avec le secrétariat destinés aux fournisseurs selon la négociation (avoir, reprise, destruction, régularisation)
• Assurer la mise en destruction des litiges (documentation à remplir, saisie des produits à détruire sur le logiciel dédié, palettisation, mise en tour et étiquetage) ou traiter la reprise avec le fournisseur
• Traiter les colis livrés par erreur au SAD
• Archivages des documents
Autres fonctions dans le cadre de la polyvalence et des remplacements :
• Prise en charge des commandes reçues par télécopie ou par mail (AP/HAP et DEC)
• Gestion de la relation client
• Faire le suivi des envois HAP
• Gérer les litiges HAP dans le domaine de ses compétences
• Classement et archivage des dossiers commandes /clients
• Prise en charge des commandes de régularisation de garde
Interlocuteur privilégié de la DAEF concernant les litiges à réception et certains autres dysfonctionnements :
Sur sollicitation de la DAEF : Analyse des écarts entre la quantité réceptionnée et facturée. Si besoin :
• Recherche des BL et des écarts de stock
• Réalisation d’inventaires ponctuels
• Pour les commandes de l’exercice en cours : réalisation de la réception SAP (Migo) avec accord d’un pharmacien de l’UF Approvisionnement pour les quantités importantes ou valeurs importantes

Profil recherché :
Adaptabilité à de nouveaux logiciels informatiques : SAP, BEXT, CIAPPA etc.
Adaptabilité au milieu pharmaceutique et au secteur public
Savoir faire face aux situations d'urgence
Rigueur, sens des initiatives et des priorités, disponibilité
Polyvalence dans les activités
Travail en équipe
Sens relationnel
Aisance rédactionnelle
Risques professionnels
Travail sur écran
Port de charge
À propos de l'offre
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Des offres d'emplois recommandées pour vous
SECRETAIRE
Relation à l'usager