AGENT D'ADMINISTRATION 1A/31

Sous la responsabilité du chef de service vous aurez à :
- Réceptionner les demandes d’achat : vérifier la validité des expressions de besoin et savoir en questionner la pertinence.
- Suivre les demandes d’achat.
- Saisir les commandes dans les SI SGIM et Chorus Formulaires, suivre leur traitement et s’assurer de la transmission au fournisseur.
- Respecter les procédures d’achat mises en place (en interne ou par la PFAF/DHA).
- Relancer les fournisseurs/sociétés.
- Tenir à jour le tableau de suivi des commandes.
- Traiter les commandes payées en régie ou par carte achat : décrire précisément les livrables et contributions attendues du candidat. Pour un contrat de projet, indiquer la description du projet, les résultats attendus, ainsi que les modalités d’évaluation et de contrôle pour déterminer la fin du contrat
- Faire le lien entre sa cellule et la section marchés : s’assurer de la passation des commandes des marchés forfaitaires et de leur suivi. S’assurer que les tarifs appliqués sont cohérents avec ceux imputés dans les SI métiers.
- Connaitre les évolutions normatives relatives aux achats.
- Réaliser des attestations de service-fait (ASF).
- Nettoyage des engagements juridiques (EJ).
- Traiter le courrier du service
- Archiver des dossiers.
Pour accomplir vos missions avec efficacité, vous suivrez une formation interne par tutorat afin de vous familiariser aux outils spécifiques SI métiers (chorus / SGIM) .

Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 3 et maîtrisez les outils bureautiques de base. Vous êtes doté d'un excellent sens des relations humaines, vous savez accueillir et renseigner avec aisance, tout en vous exprimant clairement à l'écrit. Votre maîtrise de soi, votre rigueur et votre capacité à travailler en équipe sont des atouts majeurs. Vous êtes organisé et méthodique, vous respectez scrupuleusement les délais. Vous avez la capacité d'anticiper les besoins et de faire des propositions pertinentes. De plus, une bonne connaissance des politiques d'achat et de commande publique serait un atout supplémentaire.

L'employeur :
Le Service de santé des armées est composé de 14 700 hommes et femmes civils et militaires et de plus de 4 000 réservistes. Son rôle est d’assurer le soutien médical de l’armée de Terre, de l’armée de l’Air et de l’Espace, de la Marine nationale et de la Gendarmerie, en tout lieux et en toute circonstance, en métropole comme sur les théâtres d’opérations.
Pour cela, il est organisé en une chaîne santé complète et autonome, de soins, d’expertises, de recherche, de formation et de ravitaillement en produits de santé.

Descriptif du service
L’hôpital national d’instruction des armées Percy (HNIA) a pour mission d’assurer le soutien santé des personnels militaires tout en accueillant également des civils dans le cadre des missions de santé publique des établissements hospitaliers. L’agent est en charge de réceptionner, créer, passer et suivre les achats des services de l’hôpital. Il est donc acteur à part entière du processus d’achat nécessaire à la bonne gestion financière de l’établissement : il s’agit pour lui de transformer les expressions de besoin en commande métier (SGIM) et en demande d’achat (CHORUS). Ainsi, acteur à part entière du suivi des achats, il accorde une importance particulière à respecter les délais de passation des commandes. Il s’assure également de la concordance et de la justesse des informations entre la commande réalisée et la commande reçue. Il est particulièrement en lien avec l’autre cellule de la section (attestation de service-fait) ainsi que de la cellule magasin mais aussi avec l’ensemble des services de l’établissement. Technicien dans son domaine, il conseille tout autant sa hiérarchie que les administrés.
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