Agent d'accueil et gestionnaire administrative du cimetière - MAIRIE DE HALLUIN

agent d'accueil et gestionnaire administrative du cimetière
Missions:
Gérer administrativement le cimetière, les concessions et les espaces funéraires
S’assurer de la conformité des opérations funéraires dans l’enceinte des cimetières, en collaboration avec l’équipe technique du site
Préparer l’actualisation du règlement des cimetières et veiller à son respect
Accueil du public à la maire principale
Activités:
Délivrance et renouvellement des titres de concessions :
- Vérifier la situation administrative du demandeur
- Vérifier le droit à la concession et à l’inhumation/exhumation
- Appliquer strictement les tarifs du cimetière, votés en conseil municipal annuellement
- Faire respecter le règlement du cimetière
- Accueillir et renseigner le demandeur
Gestion du cimetière :
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Lister les abandons pour préparer les exhumations
- Suivre les échéances des concessions, relancer les familles selon la procédure en vigueur
- Préparer les arrêtés pour les reprises de concessions et les exhumations
- Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
- Formuler des avis motivés lors de refus
- Suivre les opérations d’inhumation et d’exhumation
- Elaborer la stratégie de reprise administrative des concessions et des terrains communs
- Mettre à jour les informations dans le logiciel dédié
- Mettre en corrélation les informations inscrites dans le logiciel et celles recueillies sur le terrain
- Accueil
o Accueillir les administrés, écouter leur demande et les orienter ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services le cas échéant ;
o Remise de documents divers ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public.
- Administratif
o Affranchissement du courrier ;
o Ventilation du courrier entrant ;
o Copie pour les différents services des courriers enregistrés.
- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports.

Profil recherché :
SAVOIRS:
Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
Maîtrise du standard téléphonique.
Connaître la législation funéraire: droit des cimetières
Faire appliquer le règlement du cimetière
appréhender le plan du cimetière
Connaître le registre des cimetières
Savoir identifier les différents types d'infrastructures du cimetière: caveaux provisoires, caveaux pleine terre, ossuaires, colombariums, cavurnes, espace de dispersion, etc...
Savoir gérer les procédures d'attribution, de fermeture de concessions
Elaborer les procédures de reprise des concessions simples ou perpétuelles abandonnées
Identifier les documents administratifs relatifs aux inhumations/exhumations et aux reprises administratives
Qualification et gestion des notions de périls/périls imminents et de protection des cimetières
Identifier les équipements funéraires, modes de sépulture
Disposer d'une lecture sur les plans psychologique et sociologique du deuil
connaître les pratiques et rites funéraires
Maîtrise de l'outil informatique et du logiciel dédié
SAVOIR FAIRE:
Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
Orienter correctement le public vers les différents services ;
Savoir écouter et interpréter une demande ;
Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence.
Actualiser ses connaissances quant aux évolutions législatives du domaine
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Savoir écouter et interpréter une demande
Dialoguer et réguler les conflits et les situations de tensions
SAVOIR ETRE:
Sens du service public
Sens de l'accueil, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
Rigueur et autonomie, sens de l'organisation
Grande réactivité, sérieux et efficacité
Travail en équipe
Force morale et éthique du Service Public
Discrétion et confidentialité
Polyvalence
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire, à l'adresse suivante : rh@mairie-halluin.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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