Agent d'accueil et de coordination administrative - SPIP 14

Le pôle de coordination administrative ou « Greffe » en SPIP est le pôle de traitement du dossier de la Personne Placée Sous-Main de Justice dans toutes ses dimensions. Le pôle d’accueil de l’antenne de Lisieux reçoit tous les appels téléphoniques externes au standard, accueille toutes les personnes physiques se présentant au sein de l’antenne de Lisieux- principalement les PPSMJ convoquées.
Au sein du pôle de coordination administrative :
Saisir dans APPI / PRISME : prendre en charge, affecter, modifier, créer des mesures etc.
Constituer le dossier matériel : inclure tous les éléments nécessaires à son traitement : pièces judiciaires, cotes etc. Copie des sous-chemises pour constitution des dossiers papier.
Suivre les tableaux statistiques et les mettre à jour.
Traiter le courrier externe en provenance des tribunaux, des autres SPIP, des greffes des établissements pénitentiaires etc.
Éditer des convocations à destination des PPSMJ. Exemple : Article 741-1.
Préparer les sessions collectives - « informations collectives » - d’accueil des nouvelles PPSMJ prises en charge. Création, enregistrement, gestion, traitement.
Archiver les dossiers des PPSMJ, les classer, les ranger ; les échantillonner en vue du versement auprès des Archives Départementales à échéance triennale à quadriennale (création des boites numérotées, recensement des dossiers versés via les bordereaux dédiés des Archives Départementales, et contribution finale au transport physique, le cas échéant).
Gérer la messagerie structurelle ALIP Lisieux et le cas échéant les fax. Transfert et gestion des mails. Impressions des ordonnances, jugements, dessaisissement. Saisine de tous les rôles en provenance du Tribunal judiciaire.
Organiser et suivre les agendas Outlook (planning de réservation véhicule de service etc).
Gérer le stock et les commandes de fournitures.
Participer au déploiement du logiciel PRISME.

Au sein du pôle d’accueil de l’antenne :
Accueillir le public à partir de l’appel via l’interphone extérieur ; orientation vers l’interlocuteur adapté, communication de renseignements de premier niveau le cas échéant.
Répondre au téléphone, transférer les appels avec filtrage préalable ; prendre des messages via les trames écrites papier ou les notes dans APPI.
Navette courrier auprès du Tribunal Judiciaire de Lisieux (3 fois par semaine) avec préparation préalable du courrier déposé. Affranchissement, récupération du courrier au SAP et traitement.
Traitement de l’ensemble du courrier par horodatage et transmission au destinataire.

Profil recherché :
Connaissances :
Bonnes connaissances de l'environnement institutionnel (Administration Pénitentiaire, SPIP).
Maîtrise de l'expression écrite et orale.
Comprendre les situations pénales
Connaissance en droit pénal et en procédure pénale
Savoir être :
Savoir travailler en équipe et rendre compte
Savoir gérer les flux de transmission en situation de pression
Capacité mémorielle
Rigueur, capacité de travail et sens de l’organisation

Savoir-faire :
Communiquer avec les services judiciaires, les greffes des Établissements Pénitentiaires, les services administratifs notamment des autres SPIP.
Montage et complétude de dossier individuel PPSMJ.
Utiliser les outils du domaine d'activité (APPI)
Saisir, Gérer, Analyser Auto-contrôler, Tenir des tableaux, Tenir des statistiques, Tenir des ratios. Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Expérience antérieure en accueil, en Service de l’Application des Peines, ou en greffe pénitentiaire bienvenues.
Offres de formation associées à votre prise de poste : Formations ministérielles en droit pénal et procédure pénale ; formations en interne dans la matière.
Perspectives d’évolution professionnelle : Autre poste de personnel administratif au sein de l’Administration Pénitentiaire ou du Ministère de la Justice.

L'employeur :
L’administration pénitentiaire, sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, la direction de l'administration pénitentiaire assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues. Elle est l’une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s’élève à 3,6 milliards d’euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 41 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 placées sous écrou.

Descriptif du service
La finalité de l’action des SPIP est la prévention de la récidive. Trois axes sont prioritairement mis en oeuvre pour cela : l’évaluation, le suivi et le contrôle des personnes placées sous- main de justice (PPSMJ) condamnées à une peine restrictive de liberté, l’aide à la décision judiciaire dans un souci d’individualisation, l’insertion des PPSMJ. À partir du mandat judiciaire confié, les SPIP, par leur capacité d’évaluation et de développement des modes de prise en charge adaptés, individuels et collectifs, favorisent le principe de l’individualisation et de l’exécution des peines.
Groupe IFSE : 2
Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation du Calvados
RA Lisieux
1a chemin de Lourdes
14100 Lisieux