Agent chargé de l’état civil et des affaires générales - FRANCHEVILLE

FINALITE DU POSTE (Définition du métier :
Située aux portes de Lyon, au cœur du département du Rhône, Francheville bénéficie d’un cadre de vie privilégié où nature, patrimoine et dynamisme économique s’associent harmonieusement. Forte de plus de 15 000 habitants, la municipalité fait de la qualité d'accueil une priorité au quotidien.
Sous l’autorité de la Responsable de service, l’officier d’état civil instruit et dresse les actes d’état civil. Il délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Il délivre également les titres d’identité et assure en partie l’accueil physique et téléphonique du public de l’Hôtel de ville.
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE (Opérations que l’agent doit effectuer pour répondre à la finalité du poste) :
Missions principales
État civil :
- Rédaction, mise à jour des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de famille (logiciel Mélodie),
- Délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaires militaires (logiciel Maestro), réception et instruction des dossiers d'attestation d'accueil,
- Enregistrement, modification et dissolution de PACS,
- Instruction des dossiers de mariage et de parrainage
Funéraire :
Organisation et gestion du cimetière :
- Délivrance des autorisations, gestion des concessions et des reprises, suivi des travaux
- Assurer la vente ou le renouvellement des concessions funéraires
- Information au gardien des cimetières
- Veiller à la bonne tenue des registres des cimetières
- Gestion comptable de la régie correspondante
Elections :
- Recevoir et instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales (logiciel CIRIL)
- Participation à la préparation matérielle et administration des scrutins électoraux (procurations de vote, urnes, bulletins de vote…)
- Présence le jour des élections, établir les procès-verbaux de résultats
Missions secondaires
-Accueil physique et téléphonique de la mairie :
◦ Accueil, information et conseil aux usagers,
◦ Orientation des administrés auprès des services municipaux ou administrations compétentes,
◦ Gestion du standard téléphonique, filtrer les appels et assurer le suivi des messages auprès des élus et agents municipaux
◦ Ouverture et gestion du courrier
-Assurer des prestations courantes de secrétariat en lien avec les missions :
Travaux administratifs : courriers, notes, tableaux de suivi, tri, classement, affichage, archivage
-Instruction des dossiers de CNI-passeports, remise des titres, gestion et archivage des pièces administratives et gestion du planning des rendez-vous.

Profil recherché :
COMPETENCES / SAVOIRS REQUIS (Niveau de formation / Maîtrise d’outils, techniques et méthodes / Aptitudes et capacités relationnelles) :
- Formation en droit civil et en droit funéraire appréciée
- Rigueur, respect des procédures
- Connaissance de l’environnement territorial et notions d'état civil
- Qualités relationnelles, sens du service public, qualité d'écoute
- Discrétion et confidentialité
- Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
- Capacité d'adaptation et sens du travail en équipe
- Capacité d'organisation et autonomie
- Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Durée du contrat : 12 mois
CONDITIONS DE TRAVAIL:
Lieu de travail : Hôtel de ville
Temps de travail et particularités : 37H30 + 4 H le samedi matin par rotation
Conditions d’exercice : travail en bureau partagé et guichet d’accueil
Horaires réguliers, permanence le samedi matin et le week-end lors des scrutins électoraux.
Horaires du service : Du lundi au vendredi : 8h15 – 12h30 / 13h30 – 17h00
(Spécificités : jeudi fin de service à 16h00 ; mercredi début de service à 13h45).
Fondement juridique
Art. L332-13 du code général de la fonction publique - Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/01/2027
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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AGENT POLY-COMPETENT ESPACE ATLAS
Relation à l'usager

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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