Agent chargé de l'accueil général du public et Secrétaire de direction

Accueil général du public spécifique de la DDETSPP après réorientation de l'accueil général de la cité administrative (50%) :
Activités principales :
- assurer l'accueil du public en transversalité du secrétariat de direction ;
- classer le courrier ;
- orienter les usagers vers le(s) service(s) compétent(s) ;
- mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel ;
- expliquer les procédures aux usagers ;
- contrôler la complétude des dossiers ;
- assurer la continuité de l'information dans un cadre de gestion de crise.

Secrétariat de direction (50%) :
Activités principales :
- assurer le secrétariat de direction en transversalité avec l'accueil du public ;
- diffuser les comptes rendus en interne et auprès des partenaires extérieurs ;
- assurer la prise de rendez-vous du directeur départemental et de l'équipe de direction ;
- assurer l'interface avec les autres secrétariats ;
- gérer les notes d'information et notes de service ;
- préparer les réunions.
Missions :
- assister le directeur et l'équipe de direction afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, renseigner les usagers...) ;
- organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- pouvoir prendre en charge le suivi complet de dossiers, suivi de relance ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, comité de direction...) ;
- pouvoir coordonner une équipe ;
- gérer la partie communication de la direction (presse, intranets, site préfecture...) ;
- Gestion administrative Direction
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.

Profil recherché :
Connaissances (maîtrise) :
- Connaissance de l'environnement institutionnel ;
- Techniques d'accueil ;
- Maîtrise des outils et applicatifs informatiques ;
- Bonne maîtrise de la recherche documentaire ;
- Qualité rédactionnelle ;
- Expression orale.
Savoir-être (expertise) :
- Sens des relations humaines, qualité d'écoute, discrétion ;
- Capacité d'adaptation, d'initiative, dynamisme, réactivité ;

- Polyvalence, adaptabilité, disponibilité ;
- Faire preuve de diplomatie ;
- Maîtrise de soi ;
- Sens de l'analyse.
Savoir-faire (expertise) :
- Pouvoir réaliser des synthèses ;
- Organiser des réunions ;
- Savoir accueillir ;
- Rédiger des documents et des comptes rendus ;
- Communiquer ;
- Expliquer ;
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Respecter le secret professionnel ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir être en relation avec les partenaires.
Savoir-faire (maîtrise) :
- Organiser et planifier le travail ;
- Savoir apporter un conseil ou un appui ;
- Savoir rédiger une réponse ;
- Savoir rendre compte.
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.

L'employeur :
La Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETSPP) du Haut-Rhin met en oeuvre les politiques en matière de :
- développement de l'emploi ;
- travail, notamment d'amélioration de la qualité de l'emploi et des relations du travail ;
- d'insertion sociale et professionnelle ;
- d'accès et de maintien dans le logement ;
- cohésion sociale ;
- prévention de l'exclusion ;
- égalité entre les femmes et les hommes ;
- sécurité des produits et des services ;
- sécurité sanitaire des aliments, des produits et des services ;
- protection et santé animale ;
- protection économique du consommateur et de veille concurrentielle.

Descriptif du service
L'effectif des services :
- secrétariat de direction : 1 agent de cat. B (50%) et 1 agent de cat. C (50%) ;
- accueil général du public spécifique de la DDETSPP : 1 agent de cat. C (50%).
Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.