Agent administratif polyvalent(e) chargé(e) de l'accueil et de l'état civil - MAIRIE DE RIONS

Au sein d'une commune de 1 470 habitants, sous l'autorité de la Secrétaire générale et en lien étroit avec le Maire, l'agent administratif polyvalent assure l'accueil physique et téléphonique de la mairie, la gestion des missions relevant de l'état civil ainsi que le secrétariat du Maire et de la Secrétaire générale.
Véritable interface entre les administrés, les élus et les partenaires institutionnels, il/elle contribue à la qualité du service public de proximité en accompagnant les usagers dans leurs démarches administratives et en assurant le traitement des dossiers qui lui sont confiés.
L'agent participe au fonctionnement quotidien de la collectivité en assurant notamment l'accueil et l'information du public, la gestion des actes et formalités d'état civil, le suivi administratif des dossiers, la rédaction et la mise en forme de courriers et documents administratifs, ainsi que l'organisation et le suivi des activités de secrétariat du Maire et de la Secrétaire générale.
Ce poste requiert une grande polyvalence, de la rigueur, de l'autonomie, un sens affirmé du service public ainsi qu'une parfaite discrétion professionnelle.
Accueil du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et partenaires.
- Renseigner et orienter le public.
- Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
État civil
- Instruire et suivre les dossiers d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les actes et documents administratifs relevant de l'état civil.
- Assurer la gestion du recensement citoyen.
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil.
- Veiller à l'application de la réglementation en vigueur.
Secrétariat du Maire et de la Secrétaire générale
- Assurer le secrétariat courant et le suivi administratif des dossiers.
- Gérer les agendas, les rendez-vous et les réunions.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Participer à la préparation et au suivi des dossiers municipaux.
Polyvalence administrative
- Participer aux activités administratives courantes de la mairie.
- Assurer la continuité du service en fonction des besoins de la collectivité.
- Collaborer avec l'ensemble des services et les élus.

Profil recherché :
- Expérience exigée sur un poste similaire en collectivité territoriale.
- Maîtrise des missions d'accueil du public, d'état civil et de secrétariat administratif.
- Bonne connaissance de la réglementation relative à l'état civil et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service public.
- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et devoir de réserve.
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un contexte de polyvalence.
- Qualités rédactionnelles et parfaite maîtrise de l'orthographe.
- Sens du travail en équipe
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Adresser un CV et une lettre de motivation à l'adresse mail : sg@rions.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/12/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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ASSISTANTE MANAGER DU SDRH DE SITE
Relation à l'usager

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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