Agent administratif du service Etat Civil et Elections (h/f) - LE PRADET

• Tenue de la liste électorale
• Inscriptions des citoyens Français et Etrangers de l’UE
• Contrôle de l’inscription au vu des justificatifs
• Saisie informatique
• Changements d’adresse et des modifications d’état-civil
• Tenue du registre des retours de cartes, propagandes et courriers :
• Saisie des nouveaux retours sur logiciel
• Enquêtes sur les électeurs (annuaire etc.)
• Purges des retours chaque année
• Vider les enveloppes et les classer par ordre alphabétique
• Etablissement de la liste des personnes à proposer pour radiation
• Soumettre les inscriptions volontaires et les radiations d’office à la Commission de contrôle
• Leur soumettre les inscriptions volontaires et d’office, les radiations demandées par l’INSEE, les décès et les radiations d’office (proposés par notre service)
• Tenue du registre des procurations :
• Enregistrer les nouvelles procurations sur le registre
• Saisie informatique
• Porter les mentions correspondantes aux procurations sur la liste d’émargement et sur la liste générale
• Après l’élection, enregistrer les procurations arrivées tardivement et écrire aux électeurs concernés
• Purge
• Contrôler et archiver les procurations périmées
• Mise à jour de la liste électorale : saisie sur logiciel
• Traiter les notifications envoyées par l’INSEE
• Mise à jour de la liste électorale sur le logiciel
• Jurés d’assises (informatique)
• Ecrire aux électeurs pour les informer, attestations à nous retourner
• Etablir le tableau des électeurs tirés au sort avec date et lieu de naissance, profession, domicile et l’envoyer au Greffe de la Cour d’Assises
• Accueils physiques et téléphoniques
• Mariages
• Recensement militaire
• Affranchissement courrier et dépôt à la poste
• Régisseur suppléant
• Gérer l’état civil
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies
• Mariages et publications extérieures
• Naissances et naissances extérieures
• Reconnaissances
• Changement du nom de famille
• Décès et transcriptions
• Duplicatas de livrets de famille
• Délivrance d’actes
• Avis de mention
• Attestations d’accueil
• Baptêmes
• Envois INSEE
• Classement et de suivi des dossiers.
• Gérer les demandes du service.
• Gestion du courrier.
• Mettre en place et renseigner des tableaux de bord liés aux actions confiées à l’agent.
• Renseigner les interlocuteurs et relayer l’information
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
• Organiser l’agenda et prendre les rendez-vous.
• Etre le relais d’informations avec le supérieur hiérarchique
Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o083260910000111-agent-administratif-service-etat-civil-elections?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Profil recherché :
Compétences nécessaires :
Secrétariat
Savoir-faire :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Savoir-être :
- Avoir le sens de l’accueil
- Ecouter et reformuler les demandes,
- Comprendre les Administrés et prendre en compte leurs attentes
- Faire preuve d'adaptation
- Faire preuve d'esprit d'équipe
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
Etat-Civil
Savoir-faire :
- Information générale relative à l'état civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état-civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Maitrise du logiciel de gestion de l'état-civil
- Notions de généalogie
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Tenue des registres
- Tribunaux (TI, TGI)
Savoir-être :
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Calme et maîtrise de soi
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
Cimetière :
Savoir-faire :
- Bonne connaissance en matière de règlementation funéraire
- Connaître les droits en matière de donations et des reprises de concessions Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Être à l’écoute
Elections :
Savoir-faire
- Bonne connaissance en matière de la réglementation des élections,
Savoir-être
-Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Candidatures par courrier ou par mail
Hôtel de Ville
Parc Cravéro
83220 LE PRADET
personnel@le-pradet.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 10/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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GESTIONNAIRE PERSONNELS CIVILS
Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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