Agent administratif / Agente administrative

Prise de poste au 01 Novembre.
Gestion des appels téléphoniques et des mails :
- Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
- Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires y compris les mails
- Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
- Attribuer une ligne directe à chaque patient selon les consignes et suivre la taxation téléphonique
- Respecter la non divulgation de présence souhaitée par le patient
- Préparer les imprimés des dossiers administratifs et du livret d'accueil patient
Accueil physique
- Accueillir avec respect et discrétion et orienter les patients, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes
pratiques
- Informer le patient, répondre à ses questions dans les limites de sa fonction
- Assurer les entrées administratives en dehors des horaires d'ouverture du bureau des entrées (recueil des
informations administratives, distribution du livret d'accueil...)
- Suivre le respect des consignes relatives aux mouvements des patients et des visiteurs
- Accueillir les ambulanciers pour des transferts de patients (entrée ou sortie)
- Assurer la réception et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs,..)
- S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil.
- Participation à la prise en charge des patients
- Gérer les abonnements TV, les télécommandes et les casques audio et récupérer les chèques de caution, si besoin,
et les règlements MONEA
- Gérer les commandes de prestations à la charge du patient : revues, coiffeur, esthéticienne, télécopies/ photocopies,
repas accompagnants,.
- Demander les prises en charge Sécurité Sociale et mutuelle du patient et s'assurer du suivi de ces demandes
- Préparer des éléments nécessaires à la facturation (recueils des actes, mutuelles...)
- Préparer et établir l'ensemble des documents nécessaires à la sortie administrative du patient puis les scanner au
Back- Office ou les saisir
- Réaliser la sortie administrative du patient et assurer l'encaissement des factures
- Prévenir l'équipe soignante de toute information ou incident concernant le patient
- Garder le secret et la réserve nécessaire au regard de l'extérieur.

Activités administratives
- Réaliser des travaux administratifs notamment la réception et l'envoi des factures fournisseurs (outil DEMAT)
- Gérer les réclamations et litiges fournisseurs
- Participer à la gestion des questionnaires de satisfaction remplis par les patients
- Saisir quotidiennement dans l'outil informatique le taux d'occupation
- Faire les remises bancaires (CB, chèques)

Communication interne et démarche qualité
- Participer à la démarche qualité, aux différents groupes de travail, aux formations et aux réunions des différentes
instances de la clinique
- Signaler à l'équipe soignante toute situation à risque pour le patient
- Sensibiliser le patient au respect du cadre institutionnel et des règles de bonne conduite.
- Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.

Mutuelle d'entreprise obligatoire (sauf dispense légale) : prise en charge à 50% par l'employeur, conformément à la législation en vigueur



Avantages accordés suite aux NAO
Prime d'intéressement : Versée sous réserve d'ancienneté et critères définis dans l'accord d'entreprise.
Restauration : Titres-restaurant d'une valeur de 7,50 € (prise en charge de l'employeur à hauteur de 55%)
ou accès au self du personnel au tarif préférentiel de 2,73€ / repas (au choix)
Prime de 13e mois : 1 mois complet (sous condition d'ancienneté)
Subrogation : condition d'ancienneté 1 an

Avantages sociaux
Chèque cadeau : environ 100€ pour un salarié à temps plein sur une année complète
Compte CE : Tarifs préférentiels sur les places de cinéma, locations de vacances, parcs d'attractions et autres partenariats (condition d'ancienneté : 6 mois)