Adjointe administrative/Adjoint administratif au tribunal judiciaire de Villefranche/Saône

L’adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d’exécution, comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d’accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.
Vos activités principales
1. Direction/Administration/Gestion
1-1 Secrétariat
· Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement
· Organiser la documentation
· Diffuser et afficher l’information
· Dactylographier et mettre en page les documents
· Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil
· Orienter les usagers vers le service ou l’interlocuteur compétent
· Donner des renseignements d’ordre général
· Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels
1-3 Classement et archivage
· Organiser et suivre le plan de classement du service
· Archiver les documents et les dossiers
2. Droit/Procédure
2-1 Enregistrement des procédures
· Réceptionner les pièces de procédure
· Enregistrer dans les applicatifs métiers
· Mettre le dossier à la disposition des avocats
· Gérer la communication électronique du dossier
· Transmettre les dossiers aux services compétents.
2-2 Réception et préparation d’actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours
2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences
· Etablir les avis, les convocations …
· Préparer la notification des décisions
· Classer les pièces au dossier
2-4 Gestion des originaux et copies
· Classer les originaux au rang des minutes
· Apposer les mentions nécessaires sur les minutes
· Préparer la délivrance des copies
3. Logistique/Fonctionnement
3-1 Accueil, information et renseignement
Compétences attendues
Savoirs :
Applicatif(s) métier(s)
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautiques
Savoir-faire :
Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Donner une information juridique et/ou procédurale
Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Maitriser les techniques de classement et d'archivage
Maitriser les nouvelles technologies
Travailler en équipe
Savoir-être :
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de polyvalence.

L'employeur :
Le tribunal judiciaire de VILLEFRANCHE SUR SAONE est une juridiction du groupe 4, composée de fonctionnaires, contractuels et magistrats. Il est situé 350 Boulevard Gambetta 69400 VILLEFRANCHE SUR SAONE.