Adjoint(e) à la cheffe du bureau des ressources et de la modernisation (BRM) H/F

Composé de 6 sections, le bureau des ressources et de la modernisation assure des fonctions transversales, budgétaires et logistiques à l’ensemble du cabinet. Il assure également la gestion du courrier de l’ensemble de la préfecture de police et de certains courriels reçus sur le site internet de la Préfecture de police :
Section ressources humaines : Cette section assure pour l’ensemble des agents du cabinet les fonctions horizontales en matière de gestion du personnel.
Section moyens généraux : Cette section assure la logistique pour l’ensemble du cabinet. Ses domaines d’activités concernent la gestion du budget, l’achat auprès des fournisseurs, la remise pour les services de fournitures et de mobiliers.
Section courrier général et numérisation : Le courrier général réceptionne et expédie le courrier pour la Préfecture de Police.
Section bureau d’ordre : Elle assure la gestion du courrier réservé du préfet de police et son cabinet (enregistrement, diffusion, envoi). Elle diffuse et conserve l’information (arrêtés et circulaires), assure la publication des arrêtés et gère le formulaire « contact » de la préfecture de police.
Section archives du cabinet : Les archives recueillent documents et dossiers, puis procèdent à leur rangement et classement.
L’accueil : Les huissiers assurent l’accueil des visiteurs, la distribution du courrier et des parapheurs.
Vos activités principales :
En appui à la cheffe du bureau, sous son autorité et en collaboration avec un autre adjoint, vous êtes chargé(e) de :
-Encadrer les sections et agents du BRM et assurer le suivi de leurs missions en liaison avec les différents services du Cabinet ;
-Auprès de la cheffe du BRM, piloter et formaliser les projets de transformation et de modernisation du bureau et apporter un appui au pilotage des projets de modernisation et de transformation à la cheffe du SDC et à ses adjointes (organisation, outils, méthodes de travail, communication interne, qualité de vie au travail, réorganisation des espaces de travail) ;
-Développer et gérer la communication visuelle du service du Cabinet y compris l’intranet et les supports de diffusion interne ;
-Piloter et contrôler les actions entreprises en matière de prévention et maîtrise des risques (déploiement d’outils ou de mécanismes de contrôle visant à sécuriser les activités) ;
-Assurer la gestion des ressources humaines : suivi administratif et technique des personnels, GPEEC, recrutement, mobilité, avancements, formation, hygiène et sécurité, maîtrise des risques ;
-Gérer le budget et les moyens généraux du Cabinet (fournitures, mobilier, parc automobile, contrôle des armes de service) et assurer le contrôle de gestion ;
-Coordonner les démarches de modernisation et d’optimisation des process et applications internes ;
- Traiter et analyser le courrier destiné au Préfet et aux membres du Cabinet, organiser la diffusion de l’information et assurer le classement et l’archivage des documents.

Profil recherché :
Votre environnement professionnel :
Dirigé par un administrateur de l’Etat, le service du cabinet (SDC) est une des 3 entités rattachées au cabinet du préfet de police, les deux autres (service de la communication et cellule police) étant dirigées par des conseillers techniques du préfet de police, hauts fonctionnaires de la police nationale.
Les missions du SDC s’apparentent à celles d’une direction des sécurités et d’un bureau de cabinet d’une préfecture de département classique et celles d’un bureau du cabinet dans un cabinet ministériel, avec des particularités liées à la spécificité de la préfecture de police. L’activité du SDC se répartit en deux grands blocs : l’exercice des fonctions supports dans toutes leurs dimensions (RH, budget, logistique, accueil, informatique et téléphonie, standard, correspondance, protocole, intendance des résidences, coordination et synthèse…) et l’exercice des fonctions « métiers » sensibles (expulsions locatives, manifestations festives sur la voie publique, autorisations de survol de Paris, activité réglementaire liée à l’ordre public).
Le service du cabinet (SDC) est chargé du soutien administratif, juridique, logistique, informatique et téléphonique du Cabinet du préfet de police et exerce à ce titre les missions suivantes :
- les affaires réservées du préfet de police, dont les audiences, les interventions et les distinctions honorifiques ;
- les expulsions locatives, les manifestations non revendicatives sur la voie publique ;
- le traitement des courriers des élus, des institutions et des usagers ;
- la préparation du Conseil de Paris : questions orale et d’actualité et suivi des débats ;
- le soutien administratif et juridique du cabinet en particulier les études, analyses et synthèses.
Ce service de 180 agents, dirigé par une administratrice de l’Etat assistée de deux adjointes, se compose des entités suivantes :
- le bureau des interventions et de la synthèse ;
- le bureau des expulsions locatives ;
- le bureau de la voie publique ;
- le bureau des ressources et de la modernisation ;
- le bureau du protocole ;
- l’unité informatique et télécommunications ;
- la mission d’accueil téléphonique.
Composition et effectifs du service :
Au sein du SDC, le bureau des ressources et de la modernisation est composé de 5 sections et d’un pôle accueil, soit 6 entités: la section du courrier général (1B, 12C), la section ressources humaines (4B, 2C), la section moyens généraux (2B, 2C), le bureau d’ordre (2B, 6C), les archives (1C chef de section et 1C), et le pôle Accueil (3 huissiers de catégorie C).
Liaisons hiérarchiques :
La cheffe de bureau ; la cheffe du service du cabinet et ses adjointes et la cheffe de cabinet et son adjointe.
Liaisons fonctionnelles :
Les membres du Cabinet du Préfet de Police et les services rattachés.
Les bureaux du service du cabinet.
Les directions et services de la PP (direction des ressources humaines et de la direction des affaires financières)

L'employeur :
Depuis sa création en 1800, la préfecture de Police, dont le siège se trouve à Paris, au cœur de l’Île de la Cité, est une administration unique en France, riche de près de 43 000 agents, dont quelques 27 000 policiers et 8 500 sapeurs-pompiers.
La préfecture de Police est dirigée par le préfet de Police, qui est responsable de la sécurité des personnes et des biens, ainsi que de la sécurité civile, pour l’agglomération parisienne (Paris et les départements de la première couronne). Il est également en charge, pour la capitale, de la délivrance des titres administratifs, de la circulation, des transports et du commerce, de la protection du public, mais aussi de la lutte contre les nuisances et de la protection de l’environnement. Le préfet de Police est préfet de la zone de défense et de sécurité de Paris (Paris et les sept départements de la petite couronne), avec pour mission de préparer et de coordonner toutes les mesures permettant de gérer une crise à l’échelle de son territoire. Pour protéger, porter assistance, sauver, sécuriser, enquêter, accueillir… tous les personnels de la préfecture de Police répondent présents 24h/24 et 7j/7 !
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