Adjoint au responsable administratif et financier

Activité du poste
Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF :
- Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours
- Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires (plans de service prévisionnels et définitifs)
- Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS
- Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature

- Édition du dossier pédagogique de l’intervenant puis suivi des signatures
- Suivi des demandes d’autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d’absence
- Établissement des déclarations d’heures pour les enseignants titulaires et non titulaires
- Établissement des états d’heures pour les intervenants extérieurs
- Archivage des documents administratif
Gestion financière, en liaison avec et sous l’autorité du RAF :
- Suivi de la consommation des heures complémentaires
- Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne
- Saisie des demandes d’achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait
- Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques
- Suivi des conventions de partenariat pédagogique
- Participation au suivi de l’exécution budgétaire
- Classement et archivage des pièces justificatives
Interface logistique et patrimoine :
- Assurer l’interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d’entretien ou de dépannage)
Appui au pilotage :
- Mise à jour du site internet de la composante
- Mise à jour de l’annuaire des enseignants en début d’année universitaire
- Mise à jour de la signalétique au sein de l’UFR (bureaux des enseignants, casiers des enseignants)
- Gestion du courrier
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs
- Participation à l’enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters
- Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l’UFR
Appui au Référent Handicap :
- Suivi des plans d’accompagnement des étudiants handicapés validés par le Service Accueil Handicap et les responsables de formation
- Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap
Activités annexes :
- Appui aux secrétariats pendant les périodes d’intense activité, notamment lors des campagnes de candidature

Profil recherché :
Savoirs sur l’environnement professionnel
- Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement
Savoir-faire opérationnels
- Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié
- Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique
- Planifier son activité

- Savoir anticiper
- Savoir informer et rendre compte
- Qualités rédactionnelles
Savoir être
- Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Proactivité : aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs
- Savoir alerter son supérieur hiérarchique

L'employeur :
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23 049 étudiants,
-Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 1058 personnels enseignants et 677 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
Descriptif du service
L’Unité de Formation et de Recherche (UFR) AES Économie et Gestion a vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines des sciences économiques et sociales et des sciences de gestion.