Adjoint Administratif / Secrétariat H/F – SPIP du Nord RA Valenciennes

Sous l’autorité du chef d’antenne et de son adjoint, l’adjoint administratif contribue au fonctionnement du service dont la mission est la prévention de la récidive auprès des personnes placées sous-main de justice.
En milieu fermé :
- Gestion de la boîte mail secrétariat
- Accueil téléphonique du SPIP
- Statistiques prescription partenaires
- Centralisation des prescriptions partenaires

- Envoi des convocations aux personnes détenues
- Demande des accès à l’établissement
- Gestion des demandes de visiteurs _Affectation aux visiteurs de prison des suivis et gestion des convocations
- Formalités arrivants (création des mesures d’emprisonnement, constitution des dossiers papier, affectation des dossiers au CPIP sur délégation du DPIP)
- Formalités sortants (clôture de la mesure d'emprisonnement et transmission du dossier au SPIP compétent, réalisation de la convocation après examen des éléments, Genesis/APPI/ B1)
-
En milieu ouvert :
- Accueil du public (personnes placées sous-main de justice) et des partenaires ;
- Ouverture et fermeture des dossiers relatifs aux mesures, transmission aux CPIP ;
- Contrôle de la réception des pièces nécessaires à la mise à exécution des mesures
- Saisine du SAP pour l’actualisation des situations pénales des personnes suivies exécutant une peine d’emprisonnement ;
- Archivage des mesures et transmission des dossiers aux antennes – SPIP en cas de dessaisissement
- Gestion du courrier (interne, externe), de la messagerie électronique de l’antenne et des fournitures ;
- Gestion du standard téléphonique ;
- Etablissement des statistiques mensuelles, trimestrielles et annuelles ;
- Tenue à jour des données sur le logiciel PRISME
- Gestion du planning des véhicules de service, des box d’entretien et de la salle d’attente ;
- Tenue à jour des habilitations des lieux de travail d’intérêt général (TIG)
- Gestion des archives de l’antenne
- Relations avec les greffes judiciaires et pénitentiaires.
- Contribution à la préparation des réunions
Cette fiche de poste est susceptible d’évolution.

Profil recherché :
Vos principales compétences à mettre en œuvre :
Connaissances
Connaissances des outils bureautiques (une aisance sur Excel est nécessaire)
Connaître les techniques de classement
Savoir-faire
Sens de l’organisation
Rigueur
Polyvalence
Capacité à analyser, synthétiser et rédiger
Savoir-être
Discrétion
Sens du service public
Sens des relations humaines

Offres de formation associées à votre prise de poste
Formation logiciel PRISME.
Perspectives d’évolution professionnelle
Acquisition de nouvelles compétences, évolution par ancienneté ou par concours.

L'employeur :
Le service pénitentiaire d’insertion et de probation du Nord est composé d'une équipe d'encadrement de 19 personnels en fonction au siège (DFSPIP/adjoint/DPIP et attaché) et dans les antennes, ainsi que de 188 conseillers pénitentiaires d'insertion et de probation, 8 assistants de service social, 2 psychologues, 13 personnels de surveillance, 38 personnels administratifs.
Le SPIP du Nord est organisé en 7 antennes : antenne de Lille Loos-Sequedin (circonscription judiciaire de Lille et C.P Lille-Loos-Sequedin), antenne de Lille-Annœullin (C.P Annœullin), antenne d'Avesnes-sur-Helpe-Maubeuge (circonscription judiciaire d'Avesnes et C.P Maubeuge), antenne de Cambrai ( c.j de Cambrai), antenne de Douai ( c.j de Douai et M.A), antenne de Dunkerque ( c.j de Dunkerque et M.A) et antenne de Valenciennes (c.j de Valenciennes et M.A) Il prend en charge environ 9000 personnes en milieu ouvert et 3320 personnes en établissements pénitentiaires et 560 personnes sous mesures de surveillance électronique.

Descriptif du service
Composition et effectifs du service :
3 adjoints administratifs
Votre hiérarchie :
2 Directeur pénitentiaire d’Insertion et de Probation
Vos interlocuteurs métiers :
- Equipe de l’antenne
- Etablissement pénitentiaire
- Autorités administratives et judiciaires
- Partenaires institutionnels
- Siège du département