Adjoint administratif au tribunal judiciaire de Toulouse

L’adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d’exécution, comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d’accueil et de secrétariat
1- Direction/ Administration / Gestion
1-1 Secrétariat
Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement, organiser la documentation, diffuser et afficher l'information, dactylographier et mettre en page les documents, collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

1-2 Accueil
Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent, donner des renseignements d'ordre général et la documentation utile
1-3 Classement et archivage
Organiser et suivre le plan de classement du service, archiver les documents et les dossiers
2- Droit/ Procédure
2-1 Enregistrement des procédures
Réceptionner les pièces de procédure, enregistrer dans les applicatifs métiers, mettre le dossier à la disposition des avocats, gérer la communication électronique du dossier, transmettre les dossiers aux services compétents
2-2 Réception et préparation d’actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours
2-3 Aide à la préparation et au suivi des audiences
Établir les avis, les convocations..., préparer la notification des décisions, classer les pièces au dossier
2-4 Gestion des originaux et copies
Classer les originaux au rang des minutes, apposer les mentions nécessaires sur les minutes, préparer la délivrance des copies
3- Logistique / Fonctionnement
3-1 Accueil, information et renseignement

Profil recherché :
Connaissances :
-Applicatif(s) métier(s)
-Circuits administratifs
-Organisation judiciaire et administrative
-Outils bureautiques
Savoir-faire :
-Alimenter les tableaux de bord
-Donner une information juridique et/ou procédurale
-Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
-Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
-Maîtriser les nouvelles technologies

Savoir-être :
- Avoir le sens de l’organisation
- Avoir le sens des relations humaines
- Faire preuve de discrétion et de polyvalence

L'employeur :
Le tribunal judiciaire de Toulouse est issu de la fusion du tribunal de grande instance, du tribunal d’instance et du greffe du conseil de prud’hommes de Toulouse au 1er janvier 2020.
Désormais, le tribunal judiciaire devient la seule juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction.
Le tribunal judiciaire comprend actuellement 306 fonctionnaires et contractuels répartis sur 4 sites.

Votre hiérarchie : En fonction du service d’affectation : le directeur de greffe, les directeurs chefs de service ou les cadres greffiers.
Vos interlocuteurs métiers : Les auxiliaires de justice, les usagers du service public, les partenaires institutionnels.