ADJAD - Secrétaire assistant - UDAP 95 DRAC IDF

Missions et activités principales :
Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs du service ;
Assurer la gestion des agendas et la préparation et l’organisation (recherche d’antériorité) des rendez-vous à l’Udap et dans les services de l’urbanisme des villes ou EPCI du chef de service et de son adjoint ;
Gestion du courrier arrivée et départ (réception et envoi) et de l’adresse mél générique de l’Udap (enregistrement, tri, saisie de courriers, recherches des antériorités, …)
Enregistrer les dossiers d'urbanisme papier ou dématérialisé (permis de construire, de démolir et d’aménager ; déclarations préalables ; enseignes...) et assurer leur prise en charge (analyse de la complétude et création d’un dossier unique avec cerfa et plans pour les dossiers dématérialisés) ;
Assurer la reprographie et participer aux statistiques (bilan annuel, nombre de dossiers traités par types, …)
Classer les dossiers du service dont les dossiers d’urbanisme et dresser un inventaire ; archiver les dossiers et les données du service.
Assurer la gestion des besoins courants de fourniture

Dans une logique de continuité de service, le titulaire du poste sera appelé à suppléer ponctuellement les autres agents de la cellule lors de certaines situations (congés, absences, etc)

Profil recherché :
Compétences principales mises en œuvre :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office et open office : traitement de texte, tableur) ;
Capacité au travail en équipe ;
Aisance pour communiquer avec les différents interlocuteurs ;
Rigueur et sens de l'organisation ;
Réactivité, adaptabilité et polyvalence.
Connaissance souhaitée des logiciels de rédaction des avis et d'analyses géographique de type Patronum;

L'employeur :
Au sein de la Direction régionale des Affaires Culturelles d’Ile-de-France, l’Unité départementale de l’architecture et du Patrimoine du Val-d’Oise (UDAP 95) a pour missions la surveillance du patrimoine protégé, le suivi des espaces protégés et le conseil et la promotion d'une architecture et d'un urbanisme de qualité. Elle est composée de 9 agents et a pour mission essentielle l'instruction des dossiers de demandes de travaux au titre des codes de l'urbanisme, du patrimoine et de l'environnement. Elle est également chargée du suivi de l'élaboration des documents d'urbanisme, des sites classés et inscrits. Elle procède à un travail de veille sanitaire sur les monuments historiques (MH) et assure la conservation des MH appartenant à l’Etat/Culture.

Enfin, elle assure une mission générale de conseils au titre de la qualité architecturale, urbaine et paysagère auprès des demandeurs, des collectivités territoriales ou d'autres services de l'État.
L’Udap mène une politique active et efficace pour la protection, la mise en valeur du patrimoine, de l’architecture, de l’urbanisme et des paysages du Val-d’Oise. Le service est en contact régulier et fréquent avec de nombreux partenaires intervenant sur le département: préfecture du Val-d’Oise, conseil départemental, mairies et EPCI, DDT95 , DRIEAT IDF, CAUE…
Descriptif du service
Sous l’autorité du chef de l’UDAP 95, le.(la) secrétaire est chargé d’une part d’assister les architectes des bâtiments de France (ABF) dans leurs activités quotidiennes, et d’autre part de la gestion administrative courante du service, en contribuant au bon déroulement des activités du service et en assurant le premier niveau de communication avec les interlocuteurs du service .
Relation hiérarchique : le titulaire est placé sous l’autorité hiérarchique directe du chef de l’unité départementale de l’architecture et du patrimoine du Val-d’Oise.
Relation fonctionnelle : en interne les autres services de la DRAC et notamment le secrétariat de direction, le bureau du soutien, la CRMH et en externe la Préfecture du Val-d’Oise, les autres services de l’Etat (DDT, DRIEAT IDF, …), les institutions locales (CAUE, fondation du patrimoine, …), les élus, les professionnels et les usagers.