Accueil et renfort du Secrétariat-Greffe milieu ouvert/ milieu fermé (H/F)

Mission d'accueil
-Veiller à ce que toute personne qui se présente soit suivie par le service ;
-Faire appliquer les consignes de sécurité ;
-Tenir à jour le répertoire informatique des personnes qui se présentent à l'accueil ;
-Accueillir les partenaires ;
-Assurer le standard téléphonique.
Mission de gestion administrative du service
- Traiter le courrier parvenant sur la boîte structurelle informatique du service ;
- Enregistrer le courrier arrivé et le courrier départ ;

- Transmettre les courriers à la personne concernée au sein du service ;
- Contribuer à la diffusion de l'information et de la documentation au sein du service ;
- Participer aux réunions de service et aux réunions départementales.
Mission de renfort des secrétariat-greffe en milieu fermé
-Venir en renfort du collègue du milieu fermé dans sa gestion quotidienne, selon l'organisation de service. A ce titre, il peut être chargé de réaliser l'ensemble des tâches dévolues à son collègue.
Connaissances :
Connaître la législation et la réglementation concernant la gestion des mesures
Savoir-être :
Rigueur, organisation, méthodologie
Respect de la voie hiérarchique
Savoir-faire :
Savoir utiliser les logiciels Appi et Genesis
Savoir maîtriser les logiciels Word et Excel
Savoir utiliser le serveur Internet et l’Intranet de l’Administration pénitentiaire
l’Administration pénitentiaire
Savoir rédiger
Respecter des délais
Faire preuve de disponibilité et réactivité

Profil recherché :
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Non
Offres de formation associées à votre prise de poste :
Accueil du public difficile
Perspectives d’évolution professionnelle :
Concours secrétaire administratif

L'employeur :
ATTENTION : le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n°58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires de services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n)66-874 du 21 novembre 1966 modifié relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
Ce poste n’est pas ouvert aux contractuels en CDD.
Le poste d'adjoint administratif chargé de l'accueil en milieu ouvert et du renfort du secrétariat greffe en milieu fermé est placé sous l'autorité hiérarchique du secrétaire administratif RH.

Les 3 autres adjoints administratifs sont respectivement chargés : du secrétariat-greffe en milieu ouvert (2 postes) ; du secrétariat greffe en milieu fermé.
L'adjoint administratif chargé de l'accueil en milieu ouvert et du renfort du secrétariat-greffe en milieu fermé exerce des missions d'accueil, de gestion administrative du service, est chargé d'assurer la prise en charge administrative des dossiers des personnes suivies par le SPIP, de l'accueil des partenaires et des intervenants, des relations avec le greffe du TGI et du centre pénitentiaire, et du suivi statistique de l'activité du service.
Descriptif du service
Composition et effectifs du service :
24 CPIP ; 1 assistante de service social ; un binôme de soutien ; 3 personnels de surveillance ADP ; 1 secrétaire administratif ; 5 adjoints administratifs ; 1 coordinateur culturel.
Votre hiérarchie :
1 DFSPIP, 1 adjoint au DFSPIP, 2 DPIP respectivement chargés des équipes travaillant en milieu fermé et en milieu ouvert
Vos interlocuteurs métiers :
Service de l’application des peines – Service de l’exécution des peines – Greffe pénitentiaire