AA - Secrétaire de direction

1 - Assurer la gestion et le suivi du courrier
► Réceptionner et prendre connaissance du courrier
► Enregistrer et transmettre le courrier
► Procéder au classement et à l’archivage des documents
► Assurer la réception et la transmission des messages et des télécopies
2 - Elaborer et rédiger des documents administratifs
► Rassembler et mettre en forme des documents (notes, rapports, lettres…...)
► Assurer la prise de notes lors des réunions à l’établissement (PV, compte rendu)

► Assurer en fonction de la demande le traitement d’informations particulières
► Préparer les dossiers et les suivre
► Gérer les archives du service
► Faire des recherches de textes réglementaires et législatifs
3 – Transmettre et filtrer les appels téléphoniques
4 – Assurer la gestion du temps du service
► Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des réunions
► Contribuer à l’organisation des réunions
5 – Assurer le suivi et la gestion des autorisations d’accès
► Être en contact avec les différentes autorités administratives, judiciaires et les divers partenaires extérieurs
► Centraliser les autorisations d’accès et les diffuser aux services concernés

Profil recherché :
Connaissances :
Maitrise des outils informatiques
Modalités et procédures budgétaires
Savoir-être :
Discrétion et secret professionnel
Sens de l’initiative, sens des relations humaines
Savoir-faire :
Rigueur
Capacité à organiser et prioriser
Capacité d’adaptation

L'employeur :
Descriptif du service
L’agent au secrétariat de direction assure la diffusion et la sélection des informations concernant l’ensemble des courriers et des dossiers traités dans le service.
Dans le cadre des missions qui lui sont confiées, il entretient des relations fonctionnelles avec l’ensemble des services du Centre de Détention de Casabianda ainsi qu’avec les différents partenaires extérieurs.
Il est amené à gérer la documentation générale du Centre de Détention de Casabianda.