SECRETAIRE (H/F)

MISSIONS ET PROFIL DU POSTE

Accueil et communication
Réaliser l'accueil téléphonique et physique
Assurer la réception du courrier entrant et sa répartition
Réaliser tout courrier nécessaire au bon fonctionnement et demandé par le supérieur hiérarchique
Assurer le suivi de la boîte email de l'établissement
Assurer le suivi et l'actualisation de l'affichage obligatoire

Gestion administrative
Compléter et mettre à jour les tableaux de suivis
Alimenter et mettre à jour le Dossier Unique de l'Usager
Réaliser les déclarations auprès des organismes
Être un appui pour le service paie
Gérer la caisse établissement (formulaire de demande de retrait, complétude du brouillard de caisse et vérification des liquidités)
Remettre les demandes d'argent (validé par le/la RD) avec complétude du cahier de suivi Comptabilité
Réaliser les demandes de facturation nécessaires (Bon de livraison : repas extérieur, participation aux transferts.)


COMPETENCES REQUISES

Savoir
Connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, PowerPoint), Internet
Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, technique de prise de notes, .)
Maîtrise de l'orthographe
Techniques d'accueil physique et téléphonique

Savoir-faire
Avoir une expression orale claire
Recevoir et filtrer des communications, orienter ou transmettre les messages à la personne concernée

Savoir-être
Capacité à travailler en équipe
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Capacité de prise d'initiative et d'autonomie
Sens de l'écoute
Capacité de mémorisation
Discrétion professionnelle