Secrétaire de Direction (H/F)

L'APEAJ est une association toulousaine à taille humaine engagée dans l'accueil et l'accompagnement des enfants et jeunes en difficultés âgées de 3 à 20 ans. À travers ses différentes actions et ses équipes, elle œuvre au quotidien pour favoriser l'inclusion, l'autonomie et le bien-être des personnes accompagnées. Afin de renforcer son équipe administrative, l'APEAJ recherche un(e) Secrétaire de direction qui soit un véritable appui de la Direction d'établissement.

MISSIONS :
Accueil et secrétariat administratif :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction de l'association
- Identifier les demandes, apporter un premier niveau de réponse et orienter les interlocuteurs vers les services ou professionnels concernés
- Réceptionner, traiter et transmettre les courriers et courriels
- Rédiger et mettre en forme les différents documents administratifs
- Garantir la qualité de présentation, la confidentialité et la traçabilité des documents traités

Secrétariat de la Direction Générale :
- Assister la Direction au quotidien et faciliter son organisation
- Organiser et préparer les réunions (convocations, ordre du jour, dossiers préparatoires, supports et documents nécessaires)
- Assurer le suivi administratif des décisions et actions confiées par la Direction
- Préparer et diffuser les courriers, notes et documents institutionnels
- Assurer le suivi des échéances administratives et institutionnelles
- Classer et archiver les dossiers de la Direction

Secrétariat des instances associatives :
- Préparer les réunions du bureau, du Conseil d'administration et de l'Assemblée Générale
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en forme des ordres du jour
- Préparer et rassembler les documents nécessaires aux instances
- Formaliser les comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Assurer la diffusion des documents auprès des administrateurs et interlocuteurs concernés
- Tenir à jour les dossiers institutionnels et les documents de référence de l'association

Missions transversales :
- Participer à l'organisation d'évènements et de réunions institutionnelles
- Gérer la commande des fournitures
- Assurer l'accueil et le suivi des prestataires de services (société d'entretien, traiteurs, intervenants Apave,.)

COMPETENCES ET PROFIL RECHERCHE
Techniques et fonctionnelles :
- Capacités rédactionnelles et orthographiques
- Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus
- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, .)

Relationnelles et comportementales :
- Autonome et savoir prioriser ses activités
- Réactive et capable de gérer plusieurs situations en même temps
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service et de l'accueil
- Polyvalent(e) et adaptable
- Etre force de proposition

QUALIFICATION ET EXPERIENCE
Formation de niveau Bac à Bac + 2 exigé, en secrétariat ou gestion administrative
Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire
Connaissance du secteur associatif
Expérience dans le secteur du médico-social appréciée

CONDITION D'EXERCICE DU POSTE
- Poste à pourvoir en CDD à temps plein du 28/09/26 au 06/10/26, puis à temps partiel du 07/10/26 au 29/11/26
- Congés à chaque période de vacance scolaire
- Grille salariale CCN66 Technicien supérieur avec reprise possible de l'expérience
- Majoration familiale
-Proximité du métro Barrière de Paris
- Possibilité de prendre le repas à la cantine