Emploi Assistant administration des ventes WASQUEHAL H/F

Votre agence Temporis Experts & Cadres Roubaix recrute un(e) Assistant(e) Administration des Ventes / Facturation pour une entreprise située à Wasquehal.

Spécialisée dans l'accompagnement des professionnels, cette entreprise propose des solutions personnalisées autour de la gestion documentaire, de l'impression et de la communication. Elle assure notamment le déploiement, le suivi et la facturation de contrats de services et d'équipements auprès d'une clientèle professionnelle.

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, l'entreprise souhaite renforcer son équipe avec un profil expérimenté en administration des ventes. La mission est prévue de courant septembre jusqu'au 30 avril 2027, avec une période de passation.

Le poste

Au sein du service client, votre rôle s'articule principalement autour de deux missions : la création et le suivi des contrats de service, puis leur facturation.

Ici, pas de poste centré sur l'accueil téléphonique ou le traitement quotidien d'un grand nombre de demandes clients. Vous intervenez avant tout sur des missions d'ADV qui nécessitent rigueur, concentration et fiabilité.

Pourquoi ? Parce que les informations que vous enregistrez lors de la création d'un contrat serviront ensuite de base à sa facturation pendant toute sa durée.

Il est donc essentiel de prendre le temps de bien faire les choses, de contrôler les informations saisies et de respecter les procédures établies.

Vos missions

Création et suivi des contrats de service :

À partir des contrats de vente transmis par les commerciaux, vous assurez la création des contrats de service dans le logiciel interne de l'entreprise.

Vous serez notamment amené(e) à :

* Analyser les contrats de vente transmis par les équipes commerciales
* Créer les contrats de service dans le logiciel interne
* Saisir avec précision l'ensemble des données nécessaires à leur gestion et à leur future facturation
* Vérifier la cohérence et l'exhaustivité des informations enregistrées
* Identifier les éventuelles informations manquantes ou incohérences et vous rapprocher des interlocuteurs concernés
* Effectuer les modifications nécessaires au cours de la vie des contrats
* Respecter les procédures internes et assurer la fiabilité des dossiers

La prise en main du poste nécessite d'assimiler plusieurs règles et particularités liées aux contrats.

Nous recherchons donc une personne capable de comprendre rapidement un fonctionnement interne, mais surtout de prendre des notes précises pendant sa formation, de suivre les process et de poser des questions dès qu'un point n'est pas clair.

Facturation des contrats

Une fois les contrats enregistrés, vous intervenez sur leur facturation et veillez à son exactitude.

Vos missions comprennent notamment :

* Préparer et réaliser la facturation des contrats
* Être particulièrement attentif(ve) aux échéances et aux montants à facturer
* Contrôler la cohérence entre les dispositions du contrat et la facturation
* Prendre en compte les particularités de certains dossiers
* Assurer, lorsque cela est nécessaire, la facturation auprès des organismes de leasing dans le cadre de contrats tripartites
* Effectuer les régularisations et corrections nécessaires
* Établir des avoirs lorsqu'une modification du contrat le nécessite
* Vérifier les éléments avant validation afin de limiter les erreurs de facturation

Quelques missions complémentaires

Vous assurez également le suivi administratif de certains dossiers clients, notamment :

* Traitement du courrier quotidien concernant les résiliations de contrats
* Échanges avec les commerciaux afin de déterminer la réponse à apporter aux demandes de résiliation
* Quelques échanges téléphoniques ou par mail avec les clients, par exemple lorsqu'une facture n'a pas été reçue
* Prise en compte des demandes de modification de contrats et réalisation des éventuels avoirs associés
* Transmission des informations aux différents services concernés

La relation client fait donc partie du poste, mais elle reste ponctuelle : le cœur de votre mission est bien la gestion administrative des contrats et leur facturation.

Le profil recherché

Vous disposez idéalement d'une première expérience en administration des ventes, gestion de contrats ou facturation.

Une expérience dans un environnement où la facturation découle de contrats de service serait particulièrement appréciée.

Au-delà de votre expérience, nous recherchons surtout une personne très rigoureuse et méthodique. Une erreur lors de la création d'un contrat pouvant avoir des conséquences sur plusieurs facturations, vous avez le réflexe de contrôler votre travail et de ne pas confondre rapidité et précipitation.

Vous êtes reconnu(e) pour :

* Votre grande rigueur et votre fiabilité dans la saisie et le contrôle des données
* Votre aisance avec les chiffres et les mécanismes de facturation
* Votre capacité à lire, comprendre et analyser des documents contractuels
* Votre capacité à assimiler rapidement de nouveaux pr...