Assistant(e) ADV - Facturation (H/F)

Lieu : Bordeaux - poste en présentiel
Type de contrat : CDI
Rémunération : 22 400 € à 25 200 € brut/an, selon profil
Rattachement : Responsable Ressources Humaines

À propos du poste

Notre réseau regroupe 19 centres de formation dédiés à l'alternance et accompagne quotidiennement les étudiants et les entreprises dans la gestion de leurs parcours.

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) ADV - Facturation pour renforcer notre équipe basée à Bordeaux.

Les profils débutants sont acceptés. Aucune expérience préalable en centre de formation n'est exigée : une formation interne est prévue dès votre arrivée afin de vous permettre de maîtriser progressivement la réglementation de l'alternance, le fonctionnement des OPCO et notre logiciel métier Galia SC-Form.

Vos missions

Rattaché(e) directement à la Responsable Ressources Humaines, vous assurez le suivi de la facturation et de la conformité administrative des dossiers d'alternance pour l'ensemble de notre réseau.

Facturation et suivi financier

* Saisir et émettre les factures et avoirs dans notre logiciel métier Galia SC-Form ;
* Mettre à jour et suivre les tableaux de bord Excel : factures, échéanciers et encaissements ;
* Traiter les événements de parcours : maintiens, ruptures et abandons ;
* Calculer les proratas temporis nécessaires à l'émission des avoirs d'ajustement ;
* Contrôler la cohérence des éléments facturés et assurer le suivi jusqu'au règlement.

Conformité des dossiers d'alternance

* Contrôler la complétude des dossiers ;
* Vérifier la présence et la conformité des contrats et conventions d'alternance signés ;
* Vérifier la conformité des rémunérations selon les grilles applicables, notamment SMC et SMIC ;
* Identifier les anomalies et les pièces manquantes ;
* Effectuer les ajustements nécessaires avec les équipes concernées.

Relations avec les OPCO

* Déposer et télétransmettre les dossiers aux OPCO via Galia SC-Form ;
* Suivre leur traitement sur les différents portails OPCO ;
* Contrôler l'obtention des accords de prise en charge ;
* Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'au règlement final.

Accompagnement de notre réseau

* Échanger régulièrement avec les équipes de nos 19 centres ;
* Les accompagner dans la régularisation des dossiers incomplets ou non conformes ;
* Apporter des réponses claires sur les procédures administratives à respecter ;
* Participer à l'amélioration et à la fiabilisation de nos processus internes.

Profil recherché

Nous recherchons avant tout une personne rigoureuse, organisée, à l'aise avec les chiffres et capable d'apprendre rapidement.

Formation : Bac+2 / Bac+3, idéalement BTS GPME, BTS CG, BTS SAM, formation en gestion, comptabilité, administration ou équivalent.

Les profils débutants sont les bienvenus.

Une première expérience en facturation, ADV, gestion administrative, comptabilité ou dans le secteur de la formation constitue un plus, mais n'est pas indispensable.

Compétences recherchées :

* Bonne maîtrise d'Excel : formules de base, tris et filtres ;
* Aisance avec les outils informatiques ;
* Capacité à prendre rapidement en main un logiciel métier / ERP ;
* À l'aise avec les chiffres et les contrôles de données ;
* Bonne capacité d'organisation et de priorisation ;
* Rigueur et attention portée aux détails ;
* Bon relationnel et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.

La connaissance des OPCO, de l'alternance ou de Galia SC-Form est appréciée mais n'est pas obligatoire.

Formation et accompagnement

Une formation interne complète est prévue lors de votre intégration. Elle portera notamment sur :

* la réglementation de l'alternance ;
* le fonctionnement des OPCO ;
* les règles de facturation des contrats d'alternance ;
* les contrôles de conformité ;
* l'utilisation de Galia SC-Form ;
* nos procédures internes.

Selon le profil retenu et sous réserve d'éligibilité, une Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle (POEI) pourra également être envisagée avant la prise de poste.

Évolution

Nous recherchons une personne souhaitant monter progressivement en compétences et gagner en autonomie sur l'ensemble de ces sujets.

Une évolution de la rémunération pourra être envisagée en fonction de l'autonomie acquise sur le poste et de l'évolution des responsabilités.

Avantages

* Mutuelle d'entreprise ;
* Prise en charge de 50 % de l'abonnement aux transports en commun, conformément aux dispositions applicables ;
* Formation complète à la prise de poste ;
* Perspectives d'évolution au sein d'un réseau de 19 centres.

Rémunération : à partir de 22 400,00€ par an

Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel