Assistant.e administrative.tif (H/F)

L'Association IMAJ, fondée en 1984, est une structure du champ de l'Economie Sociale et Solidaire qui a pour mission d'intervenir auprès de jeunes et adultes rencontrant diverses difficultés en leur proposant un éventail d'actions répondant à la spécificité de leurs besoins (scolarité, formation, emploi, accès aux droits, relations familiales, logement, justice, santé, etc.).

L'association IMAJ s'articule autour de trois pôles :

- Un Pôle Prévention Spécialisée intervenant auprès d'un public âgé de 11 à 25 ans sur six communes du Val d'Oise (Villiers-le-Bel, Goussainville, Fosses, Garges-lès-Gonesse, Beaumont-sur-Oise et Persan).

- Un Pôle Inclusion sociale constitué d'une auto-école associative et du dispositif « Adelante », visant à répondre plus spécifiquement aux besoins de socialisation, de formation professionnelle et d'accompagnement socio-éducatif individuel de jeunes âgés de 16 à 25 ans éloignés es dispositifs de droit commun.

- Le Pôle Insertion par l'Activité Economique composé de quatre Ateliers Chantiers d'Insertion (ACI) (Ressourcerie, ACI bâtiment, espaces verts, logistique) ainsi que d'une nouvelle Entreprise à but d'emploi (EBE). Cette dernière développe ses activités autour de plusieurs pôles : le réemploi et la seconde main, la logistique et les collectes, la conciergerie, ainsi que le renfort aux activités existantes. Inscrite dans le projet Territoire Zéro Chômeur de Longue Durée (TZCLD), l'Entreprise à but d'emploi (EBE) portée par IMAJ vise à créer des emplois utiles et durables pour les personnes durablement privées d'emploi, au service des habitants de Bouffémont, Attainville et Moisselles.

L'association recherche un.e Assistant.e administrative.tif qui assurera le suivi administratif des activités de la Ressourcerie de Bouffémont et de la conciergerie.

Personne résidant sur les territoires de Bouffémont, Attainville et Moisselles.

Définition des missions :

Accueil physique et téléphonique :

- Accueil, information et orientation du public
- Prise de rendez-vous et gestion du planning des collectes à domicile en lien avec la ressourcerie de Villiers-le-Bel
- Prise de rendez-vous pour la planification des travaux de la conciergerie en lien avec le chef de service technique
- Elaboration des factures de la conciergerie en lien avec le chef de service technique
- Envoi des courriers, mails, compte-rendu de réunion

Gestion administrative de l'activité :

- Elaboration des feuilles de présence des salariés,
- Réception des états de présence des salariés chaque semaine
- Entrées sur Eurecia chaque semaine des états de présence des salariés de la Ressourcerie et de la Conciergerie pour les décomptes de paye
- Participation aux réunions de fonctionnement hebdomadaire du service
- Accueil et information auprès des partenaires
- Rédaction et envoi des courriers, attestations et notes de service
- Création d'outils d'information et de communication, comptes rendus des réunions diverses
- Production de statistiques à la demande du siège, de l'adjointe de direction
- Envoi des bilans chaque trimestre auprès des éco organismes et des financeurs
- Participation en lien avec l'adjointe de direction et la chargée de mission à l'élaboration du COPIL 1 fois/an

Gestion des achats et de la logistique

- Veille active et achats des produits de base au profit de la convivialité
- Achat ou commande du matériel nécessaire à l'activité des professionnels de la ressourcerie et de la conciergerie
- Suivi des interventions extérieures en lien avec le siège (extincteurs.)
- Suivi du livret de sécurité et de la pharmacie
- Réception, enregistrement et acheminement des factures vers le service comptabilité

Cette liste est non exhaustive. D'autres missions dans le cadre du poste pourront être confiées à la. au salarié.e.

Conditions particulières :
- Posture assise prolongée