Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

CDI
Temps complet : 35 heures par semaine
Classification : niveau IV - échelon 1 - coefficient 410
Lieu de travail : siège du SNPCC à Chalamont
Prise de poste : immédiate
Rattachement : Présidente du SNPCC
Travail en lien étroit avec la personne chargée de la coordination administrative de l'équipe, la comptable et les autres collaboratrices du SNPCC
Finalité du poste
Assurer la gestion administrative et comptable courante du SNPCC ainsi que la préparation et le suivi logistique des événements et déplacements.
Le poste s'inscrit dans une organisation où les missions sont réparties entre plusieurs collaboratrices.

1. Gestion comptable et facturation
Saisie comptable des achats, des ventes et des opérations bancaires ;
saisie, établissement et émission des factures d'adhésion et des autres factures ;
suivi administratif de la facturation ;
préparation du récapitulatif hebdomadaire des factures à régler ;
préparation des éléments nécessaires aux règlements ;
participation au suivi et au contrôle des opérations comptables en lien avec la comptable ;
rapprochement mensuel des données de suivi avec la comptabilité.

2. Tableaux de bord et suivi de l'activité
Mise à jour du tableau hebdomadaire de suivi des adhésions et cotisations à partir des éléments transmis par les collaboratrices concernées ;
intégration des données financières nécessaires au tableau de bord ;
préparation du tableau destiné aux membres du Bureau ;
enregistrement des décisions du Conseil d'administration ;
suivi régulier des indicateurs administratifs et financiers nécessaires au fonctionnement du SNPCC.
Le modèle actuellement utilisé comporte notamment un suivi hebdomadaire des soldes et de nombreuses catégories d'adhésions et de cotisations.

3. Frais, remboursements et déplacements
Préparation et suivi des notes de frais de la Présidente ;
préparation et suivi des demandes de remboursement auprès des différents organismes : OPCO EP, U2P, CESER, CMA, etc. ;
organisation matérielle des déplacements ;
réservation des billets de train et des hôtels ;
classement et suivi des justificatifs correspondants.

4. Championnat de France de Toilettage
Participation à la préparation administrative et logistique du Championnat, sous la supervision de la personne référente :
préparation et suivi des inscriptions ;
suivi administratif des dossiers des candidats ;
préparation des documents nécessaires ;
organisation matérielle en amont de l'événement ;
participation à l'accueil et à l'organisation pendant le Championnat.

5. Salons, congrès et événements
Participation à la préparation et, selon les besoins, à certains événements du SNPCC et autres événements auxquels participe le SNPCC.
Les missions comprennent notamment la préparation administrative, la logistique, les inscriptions, les déplacements, le matériel et le suivi organisationnel.

6. Missions administratives transversales
Classement et archivage des pièces relevant de son activité ;
préparation de documents et tableaux ;
suivi des échéances relevant de ses missions ;
relations administratives avec les fournisseurs et prestataires relevant de son périmètre ;
appui administratif ponctuel aux projets du SNPCC ;
toute mission administrative compatible avec la qualification du poste et nécessaire au fonctionnement du syndicat.

Profil recherché
Formation en gestion administrative et/ou comptabilité ;
maîtrise de la saisie comptable et de la facturation ;
très bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques ;
rigueur dans le suivi des chiffres et des échéances ;
capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers ;
sens de la hiérarchisation des dossiers à traiter ;
sens de l'organisation et de l'anticipation ;
aisance dans l'organisation logistique d'événements ;
capacité à travailler en équipe ;
discrétion et confidentialité.